Dynamyca Blog

Periódico del Sanatorio Marítimo de Gijón – número 14

El Sanatorio Marítimo, cliente de Dynamyca,  se ocupa, desde hace unos meses, de la implantación de un sistema de gestión de la calidad que garantice la mejora continua de la actividad. En este artículo explicamos en qué consiste y cuál es su importancia.Un sistema de gestión de la calidad “es una herramienta de trabajo que ayuda a la organización a ser más ficiente y mejorar la satisfacción de sus clientes”, explica Idoia Ortiz, de la empresa Dynamyca Consulting,  a encargada de poner en marcha el sistema en el Sanatorio Marítimo. “Esta herramienta permite planificar
los procesos y los resultados que se quieren obtener, desarrollar las tareas tal y como se han planificado, comprobar y evaluarlas y, por último, actuar en consecuencia”, resume.

Lograr un certificado de calidad supone obtener “el reconocimiento, por parte de una entidad externa creditada, de que la organización hace las cosas bien y es capaz de demostrarlo”, explica Ortiz. Conseguir esta acreditación es crucial para el centro, ya que será uno de los requisitos impuestos por la Ley de Dependencia para el mantenimiento de los convenios y conciertos con las Administraciones Públicas.

Una buena base

Idoia Ortiz destaca que cuando comenzó a realizar el diagnóstico de cuál era la situación de partida se llevó “una grata sorpresa al ver cómo, sin que se tuvieran conocimientos previos sobre calidad, ya
se estaba trabajando con ella en todas las áreas de intervención”. Esto significa que “ya existía una buena planificación centrada en el usuario así como un seguimiento de las tareas realizadas a través de un sistema de registro que permite evaluar y actuar en consecuencia”.
Es decir, en el Marítimo había ya una “conciencia de calidad y una base de trabajo muy buena por lo que no va a suponer cambios significativos en el funcionamiento diario del centro”, destaca.

La implantación de un sistema de gestión de calidad conlleva la introducción de mejoras en el centro: en la organización, en la estructura, en los procesos y en el uso de los recursos. Todo ello está enfocado, tal y como explica la representante de Dynamyca Consulting, “a conseguir la mejora continua en la calidad de vida de los usuarios y el mejor apoyo posible a sus familias”.

Además, implica la existencia de un sistema de sugerencias, quejas y reclamaciones al servicio de los  suarios y sus familias, quienes son preguntados periódicamente por la satisfacción que le ofrece el centro, de manera que ellos participan también en su mejora. En relación a los profesionales del Marítimo, el sistema “pretende favorecer su compromiso e implicación y la percepción de que su esfuerzo tiene pleno  sentido”.
Un sistema de gestión de calidad “establece pautas de trabajo que permiten una mejor organización y funcionamiento del centro, que todos los profesionales se rijan por los mismos criterios, ya sea a la hora de evaluar o de registrar las incidencias en la base de datos”, resume.

Calidad no implica burocracia.

Cuando una empresa sólo se preocupa por lograr un sello de calidad y “tratan de meter con calzador documentaciones estándar”, se crea “un sistema de trabajo paralelo al que realmente se utiliza”, explica Ortiz. En estas ocasiones, es frecuente escuchar expresiones como:“Esto son cosas de los de calidad”, “La calidad sólo genera burocracia” o “¡Esto no sirve más que para dar trabajo!”.
Por eso, se debe “adaptar la norma al funcionamiento del centro y no al revés, si no, el proyecto fracasará con total seguridad”.Como explica Idoia Ortiz, “el éxito de un sistema de calidad depende del compromiso
de la dirección y de los trabajadores. La documentación es importante, pero no es un fin en sí mismo, sino un medio que permite tomar decisiones a través de datos precisos y no sólo de intuiciones”.

Las fases de la implantación del sistema de gestión de la calidad

El trabajo, desde la toma de decisión de implantar un sistema de gestión de calidad hasta obtener la  ertificación, tarda aproximadamente un año y medio. El primero se emplea en establecer todo el sistema, diseñarlo, documentarlo y ponerlo en marcha, y el otro medio año en el rodaje y mejora del sistema.
El esquema de trabajo podría quedar agrupado en cinco fases:

Diagnóstico inicial. Se planifica el proyecto y se designan responsables.

Formación y comunicación al personal. Todo el personal tiene que conocer el proyecto, los objetivos, las tareas a realizar y los beneficios a obtener. Se les proporcionan los conocimientos básicos sobre gestión de calidad.
Desarrollo de la documentación. Se elabora toda la documentación necesaria para cumplir con los requisitos establecidos en la norma de referencia.
Implantación del sistema de gestión. Consiste en poner en marcha todo lo que se ha descrito en la documentación. La implantación conlleva una revisión anual por parte de la dirección en la que hace un  alance del sistema y se plantean mejoras.
Certificación. Una certificadora externa visita el centro para verificar la implantación del sistema y el cumplimiento de los requisitos establecidos. El certificado es válido durante tres años, aunque el sistema es revisado anualmente, por lo que ha de ser un sistema vivo.
Debido a que se partía de una buena base, las fases de desarrollo de la documentación e implantación del sistema se han realizado de forma simultánea. “Es decir, en vez de escribir lo que se va a hacer y luego ponerlo en marcha, estamos escribiendo lo que ya se hace y proponiendo mejoras en algunos
casos”, explica Idoia Ortiz.